Mục tiêu
Giả sử khách hàng nói với bạn:
Bên em muốn xác nhận tài khoản nhận tiền bằng văn bản. Anh/chị gửi giúp một công văn thông tin công ty nhé.
Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên ngân hàng, số tài khoản, người đại diện. Lần nào cũng gõ lại đúng ngần ấy thứ.
Bài này làm cho phần "lần nào cũng như nhau" đó được gửi sẵn cho AI giữ, để về sau chỉ cần nói nơi nhận và nội dung là có file Word. Công cụ dùng ở đây là kiến thức (knowledge) của Project.
Và chủ đề thật của bài nằm ở một dòng:
Thông tin đã gửi thì được chép lại. Thông tin chưa gửi thì bị bịa ra.
Nên "gửi cái gì" chính là quyết định độ đúng của văn bản.
Cách này cũng dùng được y nguyên cho những giấy tờ cần thông tin đăng ký doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, ngày đăng ký — toàn là những giá trị lần nào cũng phải đi lục ở đâu đó rồi chép sang. Gửi luôn cho AI giữ.
Tài liệu
File thứ nhất là thông tin ít thay đổi (tên, MST, địa chỉ, tài khoản, người ký, cách đánh số văn bản). File thứ hai là mẫu của Astra, chỉ những chỗ {{ }} là thay đổi theo từng văn bản.
File thứ ba là thông tin đăng ký (mã số doanh nghiệp, vốn điều lệ, người đại diện, ngày đăng ký) — thiên về hồ sơ pháp lý hơn bản thông tin cơ bản. File thứ tư là mẫu báo cáo còn để trống, dùng ở bước 4.
File thứ ba và thứ tư đều là giả định. Không phải hồ sơ đăng ký của một doanh nghiệp có thật, cũng không phải biểu mẫu do cơ quan nhà nước ban hành.
Trong nội dung của cả hai file đều có ghi rõ điều đó. Ngoài thực tế, hãy dùng biểu mẫu thật đã nhận được.
Tên gọi và vị trí trên màn hình có thể thay đổi. Nếu không tìm thấy chỗ tương ứng với "Project" hay "kiến thức", hãy xem trang trợ giúp chính thức để biết cách gọi hiện tại.