Với từng mục của công văn, hãy lập bảng 4 cột.

  (1) Số mục và nội dung công văn yêu cầu
  (2) Cách trả lời (gửi tài liệu / giải trình diễn biến / đề nghị bên kia điều chỉnh /
      trả lời là không có)
  (3) Căn cứ để phán đoán như vậy (tài liệu nào, chỗ nào)
  (4) Đơn vị có lỗi trong việc này không (có / không / từ tài liệu không xác định được)

Đừng ghi (4) là "có" cho tất cả. Thứ tài liệu không xác định được thì ghi là không xác định được.